ประโยชน์ของสำนักงานอัตโนมัติ และเทคโนโลยีหลัก ๆ ที่ใช้สำหรับ สำนักงานอัตโนมัติ

วัตถุประสงค์ของการจัดสำนักงานอัตโนมัติ คือ การจัดเตรียมอุปกรณ์เพื่อที่จะช่วยเหลือผู้ปฏิบัติงานในการรวบรวมข้อมูลวิเคราะห์หาวิธีการแก้ปัญหาที่เป็นไปได้และเผยแพร่ข้อมูลให้ผู้อื่นทราบ

วัตถุประสงค์การนำสำนักงานอัตโนมัติมาใช้ คือ
1. ต้องการความสะดวก
2. ต้องการสั่งผ่านสารสนเทศอย่างต่อเนื่อง
3. เพื่อลดปริมาณคนงาน และปริมาณงานด้านเอกสาร
4. ต้องการความยืดหยุ่น
5. เพื่อที่จะสามารถขยายงานต่อไปได้ในอนาคต

ข้อดีของสำนักงานอัตโนมัติ
1. ได้ข้อมูลรวดเร็วทันทีกับความต้องการ
2. ข้อมูลที่ได้มีความถูกต้องมากขึ้น
3. ประหยัดเวลาและค่าใช่จ่ายในด้านแรงงาน
4. เพิ่มประสิทธิภาพด้านการติดต่อสื่อสาร
5. ลดงานในการควบคุมที่ไม่จำเป็น
6. เกิดการควบคุมงานในภาพรวมดีขึ้น เพราะคุณภาพงานสูงขึ้น
7. ช่วยปรับปรุงขวัญและกำลังใจในการทำงานและเพิ่มความพึงพอใจในงาน

สรุป การจัดสำนักงานอัตโนมัติ (Office Automation) หรือที่เรียกว่า OA นั้นเป็นกระบวนการนำเอาเทคโนโลยีชั้นสูงมาช่วยคนในสำนักงานให้ทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพยิ่งขึ้น รวมทั้งช่วยเพิ่มประสิทธิภาพของงานในสำนักงานให้สูงขึ้น การจัดสำนักงานอัตโนมัติมีขอบเขตกว้างและมีการเปลี่ยนแปลงเคลื่อนไหวอย่างรวดเร็ว อย่างไรก็ตามแนวทางในรายงานฉบับนี้ เป็นเพียงการรวบรวมข้อมูล แนวคิด ความรู้เกี่ยวกับการจัดสำนักงานอัตโนมัติเบื้องต้น ที่ริเริ่มในการนำคอมพิวเตอร์ และอุปกรณ์อิเล็กทรอนิกส์ต่างๆมาใช้ในสำนักงาน ส่วนจะถูกพัฒนาดัดแปลงไปอยู่ในรูปเช่นไรนั้น ขึ้นอยู่กับขนาดขององค์กร ความเหมาะสม ผู้บริหาร พนักงาน ซึ่งอาจมีความคิดแตกต่างกัน รวมทั้งสภาพเศรษฐกิจสภาพการตลาด และที่สำคัญในยุคแห่งเทคโนโลยีสารสนเทศนี้ มีแนวโน้มว่า OA จะถูกพัฒนาขึ้นไปเรื่อยๆและจะเข้ามาเป็นหัวใจสำคัญในการบริหารงานองค์กรต่างๆ เกือบทุกองค์กรในอนาคต

เทคโนโลยีเพื่อสำนักงานอัตโนมัติเทคโนโลยีคอมพิวเตอร์

ซูเปอร์คอมพิวเตอร์ (supercomputer) เป็นคอมพิวเตอร์ที่มีสมรรถนะสูง ราคาแพงมาก นิยมใช้กับงานวิจัยวิทยาศาสตร์ งานที่ต้องการความเร็วใจการประมวลผลที่สูงมาก เมนเฟรม (mainframe) คอมพิวเตอร์ขนาดใหญ่ ราคาแพง นิยมใช้กับหน่วยงาน บริษัทขนาดใหญ่ หรืออุตสาหกรรมขนาดใหญ่ มินิคอมพิวเตอร์ (minicomputer) คอมพิวเตอร์ที่มีสมรรถนะขนาดกลาง ใช้กับบริษัทขนาดย่อม การติดตั้งมีลักษณะเหมือนเมนเฟรม แต่เชื่อมต่อเครื่องปลายทางได้น้อยกว่า และทำงานช้ากว่า
ไมโครคอมพิวเตอร์ (microcomputer) หรือ คอมพิวเตอร์ส่วนบุคคล (personal computer) เป็นคอมพิวเตอร์ขนาดเล็กซึ่งนิยมใช้ส่วนตัว มีหลายรูปแบบ เช่นตั้งพื้น (tower)ตั้งโต๊ะ (desktop) และ
โน้ตบุ๊ก (notebook)

เทคโนโลยีโทรคมนาคม

โทรศัพท์ เป็นเทคโนโลยีสำหรับการใช้สนทนา โดยอาศัยอุปกรณ์ชุมสานอัตโนมัติขนาดเล็กซึ่งทำหน้าที่เป็นจุดรวมการเชื่อต่อโทรศัพท์ระหว่างภายในกับภายนอก และทำหน้าที่กระจายการเชื่อมต่อไปยังจุดต่างๆที่ผู้เรียกเข้าต้องการติดต่อ โทรสาร เป็นอุปกรณ์สำหรับส่งภาพลักษณ์ของเอกสารผ่านระบบโทรศัพท์จากที่หนึ่งไปยังอีกที่หนึ่งโดยอาศัยโทรสารเป็นตัวส่งและรับ สามารถส่งข่าวให้ผู้รับได้แม้ผู้รับจะไม่อยู่คอยรับเอกสาร โทรสารบางเครื่องสามารถกำหนดฟังก์ชันให้ส่งเอกสารเดียวกันไปยังผู้รับหลายรายได้

อ้างอิงจากเว็บ http://officegroup2008.blogspot.com/2008/07/blog-post.html
http://moonoi1122.blogspot.com/2008/07/blog-post.html